​Einstieg & Überblick: So funktioniert strukturiertes Sourcing 

Eine präzise Bedarfsermittlung ist die Grundlage jeder internationalen Beschaffungsentscheidung. Sie definiert, welche Mengen zu welchen Zeitpunkten benötigt werden, setzt Prioritäten und bestimmt damit auch, welche Produkte sich grundsätzlich für eine internationale Beschaffung eignen.  

Gleichzeitig schafft sie Transparenz über den tatsächlichen Bedarf und ermöglicht es, Versorgungsrisiken frühzeitig zu erkennen sowie geeignete Alternativen einzuplanen. Unterstützend können vorhandene Planungsdaten, Verbrauchswerte und Prognosen herangezogen werden.  

In der Praxis erfolgt die Bedarfsermittlung meist auf Basis von Vergangenheitsdaten, aktuellen Beständen und geplanten Aufträgen. Interne Auswertungen können anzeigen, welche Mengen tatsächlich benötigt werden und wo Schwankungen auftreten. Entscheidend ist, den Bedarf regelmäßig zu überprüfen und kritische Materialien frühzeitig zu identifizieren. 

Im Zuge der Bedarfsermittlung sollten Sie auch prüfen, welche Materialien sich für eine internationale Beschaffung eignen. Standardisierte Produkte lassen sich häufig gut global sourcen, während kritische oder hochspezialisierte Komponenten eine genauere Bewertung erfordern. 

Grundsätzlich gilt:

•  Je höher der Wert oder die Kritikalität eines Materials, desto genauer sollte der Bedarf geplant werden 
• Eine strukturierte Bedarfsermittlung reduziert Fehlbestellungen und Abstimmungsaufwände  

Damit bildet die Bedarfsermittlung das Fundament für alle weiteren Schritte im internationalen Einkauf. Auf dieser Basis können Sie im nächsten Schritt eine passende Beschaffungsstrategie entwickeln. 

Im nächsten Schritt legen Sie fest, in welchen Ländern und Märkten bestimmte Warengruppen beschafft werden sollen. Ziel der Marktanalyse ist es, geeignete Beschaffungsmärkte nicht nur zu identifizieren, sondern auch systematisch zu vergleichen und zu priorisieren. Diese Entscheidung sollte datenbasiert und systematisch erfolgen. 

Zentrale Bewertungsfaktoren sind dabei unter anderem: 

Marktstruktur und Wettbewerb: 
Wie groß ist das Angebot geeigneter Anbieter im Beschaffungsmarkt? Wie wettbewerbsintensiv und industriell entwickelt ist der Markt? Gibt es ausreichend Fertigungskapazitäten für die benötigten Produkte? 

Preise und Kostenstruktur: 
Welches Preisniveau herrscht vor? Berücksichtigen Sie neben Arbeits- und Kapitalkosten auch Steuern und Abgaben, Subventionen, Zölle sowie Transport- und Versicherungskosten. Welche Gesamtkosten entstehen entlang der Lieferkette? 

Logistische Machbarkeit: 
In welchem Zustand befindet sich die Infrastruktur? Arbeiten Häfen und Zollbehörden effizient oder sind lange Verzögerungen die Regel? Welche Lieferzeiten sind realistisch und wie zuverlässig funktionieren Transport und Logistik? 

Zoll- und Handelsrahmenbedingungen: 
Welche Zölle fallen beim Import in die EU oder beim Weiterverkauf in Drittmärkte an? Sind ursprungs- oder präferenzrechtliche Fragen zu beachten? Welche Handelsabkommen oder regulatorischen Besonderheiten gelten im Zielmarkt? 

(Geo-)Politik und Risiken: 
Herrscht im Beschaffungsmarkt politische und wirtschaftliche Stabilität? Bestehen Risiken durch Handelskonflikte, Sanktionen oder kurzfristige regulatorische Veränderungen? Sind Lieferverzögerungen oder Unterbrechungen der Lieferkette zu erwarten, etwa durch Naturkatastrophen oder geopolitische Entwicklungen? 

Erfahren sie diesbezüglich mehr im Abschnitt: Risiken erkennen und rechtliche Anforderungen beachten.  

Die Ergebnisse dieser Marktanalyse bilden die Grundlage für die Identifikation potenzieller Lieferanten und die weitere Ausgestaltung Ihrer internationalen Beschaffungsstrategie.   

Wenn Sie Ihre Zielregionen definiert haben, ermitteln Sie dort potenzielle Lieferanten.  

Für die konkrete Lieferantensuche stehen verschiedene Wege zur Verfügung – von etablierten Netzwerken und Auslandshandelskammern über Fachmessen bis hin zu digitalen B2B-Plattformen und Datenbanken. 

Ein zentrales Netzwerk ist das Enterprise Europe Network (EEN), das insbesondere kleinen und mittleren Unternehmen Zugang zu einer europäischen Partnerdatenbank sowie individuelle Unterstützung durch regionale Ansprechpartner bietet. Ergänzend unterstützt die Supply Chain Resilience Platform bei der Vernetzung von Einkäufern und Lieferanten zur Diversifizierung internationaler Lieferketten 

Die Auslandshandelskammern (AHKs) unterstützen zum Teil bei der Suche nach geeigneten Lieferanten und vermitteln gezielt Geschäftspartner in den jeweiligen Zielmärkten.  

Fachmessen und Branchenveranstaltungen spielen weiterhin eine wichtige Rolle bei der Identifikation potenzieller Lieferanten und dem Aufbau neuer Geschäftskontakte. Eine Übersicht nationaler und internationaler Fachmessen bietet der AUMA MesseFinder 

Darüber hinaus können Unternehmen an Einkaufsinitiativen und Matchmaking-Formaten teilnehmen, etwa über den Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME). Diese bringen Einkäufer direkt mit internationalen Lieferanten zusammen und erleichtern den Einstieg in neue Beschaffungsmärkte.  

Ergänzend bieten auch Programme im Rahmen der Außenwirtschaftsförderung Unterstützung bei der Anbahnung von Geschäftskontakten und beim Zugang zu internationalen Märkten. So zum Beispiel Unternehmerreisen oder gezielte Sourcing Touren.  Das BMWE Markterschließungsprogramm zum Beispiel bietet vereinzelt Sourcing Touren oder Veranstaltungen im Rahmen der Einkaufsinitiative an.  

Zusätzlich können B2B-Datenbanken genutzt werden, um sich einen ersten Überblick über potenzielle Anbieter zu verschaffen. Dazu zählen beispielsweise: 

Nach der ersten Recherche erfolgt eine strukturierte Vorauswahl. Ziel ist es, Anbieter systematisch zu vergleichen und geeignete Partner zu identifizieren. Dazu werden Lieferanten anhand definierter Kriterien bewertet und miteinander verglichen. Dabei können Unternehmensprofile, Referenzen, Zertifizierungen oder Produktmuster geprüft und ausgewertet werden. Erste Informationen zu Preisen, Lieferzeiten und Serviceleistungen helfen dabei, geeignete Anbieter einzugrenzen und eine belastbare Vorauswahl zu treffen. Digitale Tools können diesen Prozess unterstützen, indem sie Bewertungen standardisieren und Entscheidungsgrundlagen transparenter machen. 

Die Bewertung erfolgt dabei in mehreren Schritten:  Zunächst wird die Leistungsfähigkeit der Anbieter geprüft, anschließend erfolgt die Einordnung nach strategischer Relevanz. Darauf aufbauend werden geeignete Lieferanten ausgewählt und die spätere Einbindung in bestehende Prozesse vorbereitet. 

Typische Auswahlkriterien im internationalen Einkauf sind: 

• Qualität und Einhaltung von Standards 
• Lieferfähigkeit, Lieferzeit und Termintreue 
• Preisniveau und Kostenstruktur 
• Zahlungsbedingungen  
• Vertrags- und Garantiebedingungen 
• Flexibilität und Skalierbarkeit 
• Kommunikationsfähigkeit und Reaktionsgeschwindigkeit 
• Nachhaltigkeit und Compliance 

Ergänzend empfiehlt es sich, potenzielle Lieferanten hinsichtlich Bonität, Referenzen und vorhandener Zertifizierungen zu prüfen. Auch Risiken – etwa Abhängigkeiten, Standortfaktoren oder die wirtschaftliche Stabilität des Lieferanten – sollten in die Bewertung einbezogen werden. 

Zur Überprüfung können verschiedene Informationsquellen herangezogen werden, etwa Wirtschaftsauskünfte, öffentliche Unternehmensregister, Zertifizierungen sowie Länder- und Branchenberichte. Dabei ist zu beachten, dass die Verfügbarkeit und Verlässlichkeit dieser Informationen je nach Land unterschiedlich sein kann. Öffentliche Register sind häufig weniger transparent als in Deutschland und Daten teilweise unvollständig. Einzelne Quellen sind daher selten ausreichend. 

Des Weiteren können Gespräche mit dem Lieferanten, Referenzen oder – bei kritischen Lieferanten – Audits vor Ort zusätzliche Einschätzungen zur Leistungsfähigkeit und Zusammenarbeit liefern. 

Vor einer langfristigen Zusammenarbeit empfiehlt es sich, neue Lieferanten schrittweise einzubinden. Testbestellungen oder Pilotprojekte helfen dabei, Qualität, Lieferfähigkeit und Zusammenarbeit unter realen Bedingungen zu prüfen und mögliche Risiken frühzeitig zu erkennen. Zudem sollten frühzeitig alternative Anbieter berücksichtigt werden, um Abhängigkeiten zu vermeiden und die Versorgungssicherheit zu erhöhen.

Im nächsten Schritt holen Sie von den ausgewählten Lieferanten detaillierte Angebote ein. 

2Internationale Beschaffung ist mit verschiedenen Risiken verbunden. Ziel ist es, diese frühzeitig zu erkennen und so zu steuern, dass Lieferausfälle und unerwartete Kosten möglichst vermieden werden.  

Grundsätzlich lassen sich Risiken in zwei zentrale Kategorien einteilen: länderspezifische Risiken, etwa politische Entwicklungen, Währungsschwankungen, Zoll- und Handelskonflikte oder rechtliche Rahmenbedingungen, sowie lieferantenbezogene Risiken, beispielsweise in Bezug auf Qualität, Lieferfähigkeit oder wirtschaftliche Stabilität. Auch logistische Herausforderungen – etwa lange Transportwege oder Verzögerungen – können eine Rolle spielen. 

Um Risiken systematisch zu steuern, empfiehlt sich ein strukturierter Ansatz mit mehreren aufeinander aufbauenden Schritten: 

1. Identifikation: 
Zunächst werden kritische Warengruppen, Lieferanten und Beschaffungsmärkte identifiziert. Dabei können interne Daten, Erfahrungen aus dem Einkauf sowie externe Informationen, etwa Wirtschaftsauskünfte oder Länderberichte, genutzt werden. Digitale Tools unterstützen dabei, Risiken strukturiert zu erfassen. 

2. Analyse und Bewertung: 
Im nächsten Schritt werden die Risiken bewertet, beispielsweise nach Eintrittswahrscheinlichkeit und möglicher Schadenshöhe. Für viele Unternehmen reichen einfache Modelle, etwa eine Einteilung in „hoch“, „mittel“ und „gering“. Ergänzend können auch detailliertere Methoden wie Risikomatrizen oder – bei komplexeren Beschaffungen – FMEA-Ansätze eingesetzt werden. 

3. Steuerung: 
Darauf aufbauend werden Maßnahmen festgelegt. Risiken können je nach Situation akzeptiert, reduziert oder vermieden werden. Typische Maßnahmen sind die Aufteilung auf mehrere Lieferanten, der Aufbau alternativer Bezugsquellen oder die Anpassung von Beständen. Wichtig ist dabei die Abwägung zwischen Risikoreduktion und wirtschaftlichem Aufwand sowie die Abstimmung mit angrenzenden Bereichen. Um Risiken zu reduzieren, kann es sinnvoll sein, wichtige Produkte aus mehreren Beschaffungsmärkten zu beziehen und alternative Lieferanten aufzubauen. 

4. Überwachung: 
Abschließend erfolgt die regelmäßige Überprüfung der Risiken. Dazu gehören Lieferantenbewertungen, strukturierte Reviews sowie – bei kritischen Lieferanten – vertiefte Prüfungen oder Audits. Digitale Monitoring-Systeme können helfen, Veränderungen frühzeitig zu erkennen. 

Neben operativen Risiken gewinnen rechtliche und regulatorische Anforderungen zunehmend an Bedeutung. Dazu zählen insbesondere das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) sowie europäische Regelungen wie die Entwaldungsverordnung (EUDR) oder der CO₂-Grenzausgleichsmechanismus (CBAM). Diese Vorgaben beeinflussen sowohl die Auswahl von Lieferanten als auch die Kosten und Prozesse im Einkauf.  

Vor der ersten Bestellung sollten zentrale Rahmenbedingungen klar definiert werden. Ziel ist es, Erwartungen eindeutig festzulegen und Missverständnisse von Beginn an zu vermeiden. 

Dabei sind insbesondere folgende Punkte zu klären: