Checkliste Dienstleistungserbringung und Entsendung in Europa

Die Entsendung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ins europäische Ausland ist komplexer als gedacht. Eine A1-Bescheinigung allein reicht nicht – sie bestätigt nur den Verbleib in der deutschen Sozialversicherung. Darüber hinaus gelten je nach Zielland Meldepflichten, arbeitsrechtliche Anforderungen und Dokumentationspflichten.

Diese Checkliste hilft, die wichtigsten Punkte zu prüfen. Je nach Land oder Branche können weitere Themen hinzukommen - dies ist keine vollständige Auflistung.

1. Haben Sie die Meldepflichten im Zielland geprüft?

In fast allen europäischen Ländern müssen Entsendungen vorab gemeldet werden – meist elektronisch.

Zu klären ist unter anderem:

• Handelt es sich um eine meldepflichtige Tätigkeit und ist daher eine Entsendemeldung erforderlich?
• Bis wann muss die Meldung spätestens erfolgen? (In der Schweiz beträgt die Vorlauffrist zum Beispiel 8 Tage)
• Welche Angaben sind nötig? (z. B. Einsatzort, Dauer, Tätigkeit, Mitarbeitende, Ansprechpartner vor Ort?)
• Welche Unterlagen oder Nachweise werden bei der Meldung verlangt?
• Müssen Änderungen, wie z. B. Terminverschiebungen oder Personalwechsel, nachgemeldet werden?
• Wer ist intern zuständig für Meldung und Dokumentation?

⚠️ Fehlende oder verspätete Meldungen können Bußgelder von mehreren Tausend Euro pro Mitarbeitendem nach sich ziehen.

2. Beachten Sie die arbeitsrechtlichen Vorgaben des Einsatzlandes?

Während der Entsendung gelten teilweise die Arbeitsbedingungen des Einsatzlandes.

Zu klären ist unter anderem:

• Gibt es Mindestlöhne, Arbeitszeitgrenzen, Ruhezeiten oder Zuschläge?
• Gilt ein branchenspezifischer Tarifvertrag (z. B. Bau, Metall, Reinigung)?
• Müssen Unterkunft, Verpflegung oder Fahrtkosten gestellt oder vergütet werden?
• Gibt es Unterschiede bei Feiertagen, Wochenarbeitszeiten oder Überstundenregelungen?

⚠️ Verstöße können zu Bußgeldern oder Ausschluss von öffentlichen Aufträgen führen.

3. Unterlagen vor Ort – Was muss mitgeführt werden und in welcher Form?

Viele Länder verlangen, dass bestimmte Dokumente vor Ort verfügbar sind – digital oder in Papierform.

Zu klären ist unter anderem:

• Liegen die Unterlagen vollständig und aktuell vor, z. B. A1-Bescheinigung, Arbeitsvertrag, Lohn- & Zeitnachweise, Qualifikationsnachweise, Identitätsnachweise?
• Müssen Dokumente in Landessprache oder auf Englisch vorliegen?
• Müssen Beglaubigungen eingeholt werden? (z.B. für Übersetzungen, Kopien)?
• Müssen Unterlagen am Einsatzort griffbereit sein oder genügt digitaler Zugriff?
• Ist im Zielland ein Vertreter oder Zustellungsbevollmächtigter erforderlich, der Unterlagen aufbewahrt und bei Kontrollen mit Behörden kommuniziert (z. B. der Fall in Italien, Österreich u.a. Ländern)?

⚠️ Prüfen Sie, wie lange die Unterlagen aufzubewahren sind – in manchen Ländern besteht eine mehrjährige Pflicht zur Verfügbarkeit.

4. Haben Sie Sicherheit & Gesundheit Ihrer Mitarbeitenden abgesichert?

Der Arbeitgeber bleibt auch im Ausland für den Schutz der Mitarbeitenden verantwortlich.

Zu klären ist unter anderem:

• Ist Sicherheitsausrüstung vorhanden, und wurden Mitarbeitende unterwiesen (in verständlicher Sprache)?
• Bestehen Versicherungen für Unfall, Haftpflicht und Krankheit im Ausland?
• Müssen Sicherheitsanweisungen oder Unterweisungen schriftlich in Landessprache vorliegen?
• Gibt es Arbeitsschutzregelungen im Zielland, die über die Pflichten hierzulande hinaus gehen und beachtet werden müssen?

5. Haben Sie steuerliche Aspekte & Rechnungsstellung geprüft?

Auch steuerliche Vorschriften unterscheiden sich je nach Land.

Zu klären ist unter anderem:

• Gilt das Reverse-Charge-Verfahren oder muss lokale Umsatzsteuer abgeführt werden?
• Sind Umsatzsteuer-IDs und Pflichtangaben auf der Rechnung korrekt?
• Muss sich das Unternehmen im Ausland steuerlich registrieren?
• Entsteht eine Betriebsstätte mit steuerlichen Folgen?
• Könnte die einkommensteuerrechtliche 183-Tage-Grenze relevant werden?

6. Wo kann ich die Regelungen einzelner Länder herausfinden?

Im Dienstleistungskompass finden Sie für viele Zielländer:

• die wichtigsten rechtlichen Rahmenbedingungen,
• notwendige Meldepflichten und zuständige Anlaufstellen,
• steuerliche Vorgaben für die Rechnungsstellung,
• praktische Tipps für Messen, Montageeinsätze und Serviceleistungen.

Falls Ihr Zielland nicht aufgeführt ist oder Sie spezielle Fragen haben, unterstützt Sie Ihre zuständige IHK oder Handwerkskammer mit individueller Beratung.