E-Rechnung in der EU

Auf Ebene der Europäischen Union besteht derzeit noch keine allgemeine Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich und B2C-Bereich.

Verbindlich geregelt ist bislang ausschließlich der öffentliche Bereich (B2G). Grundlage ist die EU Richtlinie 2014/55/EU, die seit 2019 vorsieht, dass öffentliche Auftraggeber in der EU elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können müssen. Die Richtlinie legt dabei lediglich den Rahmen fest, lässt den Mitgliedstaaten jedoch große Spielräume bei der konkreten technischen und organisatorischen Umsetzung.

Für den unternehmerischen Geschäftsverkehr (B2B) enthält das geltende EU-Recht bislang keine flächendeckenden Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung. In einigen Ländern der EU gibt es aber auf nationaler Ebene inzwischen eine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung zwischen Unternehmen (B2B), teilweise auch im B2C-Verhältnis.

Unterschiedliche nationale E-Rechnungssysteme entstehen, weil die EU-Mitgliedstaaten ihre steuerrechtlichen Gestaltungsspielräume eigenständig nutzen und nationale umsatzsteuerliche Kontroll- und Verwaltungsziele verfolgen.

Die derzeitigen Verpflichtungen zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich beruhen  daher auf nationalen gesetzlichen Regelungen der einzelnen Mitgliedstaaten.

Viele Länder nutzen diese Spielräume, um:

• nationale Umsatzsteuerkontrollen zu digitalisieren,
• Melde- und Prüfprozesse zu beschleunigen,
• Steuerbetrug zu bekämpfen,
• Verwaltungsverfahren zu modernisieren.

Daraus ergeben sich unterschiedliche Modelle, etwa staatliche E-Rechnungsplattformen, Melde‑ oder Clearance‑Systeme sowie nationale Netzwerke. Diese Systeme sind in der Regel auf inländische Sachverhalte beschränkt und betreffen vor allem Unternehmen mit Sitz oder Niederlassung im jeweiligen Land.

Auf nationaler Ebene unterscheiden die EU-Mitgliedstaaten grundsätzlich zwischen:

• der Pflicht, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können, und
• der Pflicht, elektronische Rechnungen auszustellen.

In manchen EU-Mitgliedsstaaten (zum Beispiel in Deutschland) sind Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können, ohne selbst elektronische Rechnungen ausstellen zu müssen. In anderen Ländern besteht im B2B-Bereich bereits eine Pflicht zur Ausstellung strukturierter elektronischer Rechnungen, das heißt die Rechnungsdaten müssen maschinell auslesbar, standardisiert und in einem vorgegebenen elektronischen Format dargestellt sein.

Für deutsche Lieferanten und Dienstleister ohne Sitz oder Niederlassung im jeweiligen Mitgliedstaat begründet die nationale Empfängerpflicht  keine Verpflichtung, nationale Rechnungsformate, Plattformen oder länderspezifische steuerliche Zusatzangaben zu verwenden.

Ob und ab wann eine Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen besteht, ist unterschiedlich geregelt und hängt von den landesspezifischen gesetzlichen Vorgaben ab.

Nationale E-Rechnungssysteme sind grundsätzlich nicht für grenzüberschreitende B2B-Geschäfte  ohne lokalen Steuerbezug konzipiert.

Abweichungen können sich insbesondere ergeben, wenn Unternehmen im jeweiligen Mitgliedstaat über eine Niederlassung verfügen. Eine umsatzsteuerliche Registrierung ausländischer Unternehmen ohne Sitz oder Niederlassung im jeweiligen EU-Mitgliedstaat führt nicht zwingend zu einer Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung. Einige Länder haben hierfür Ausnahmeregelungen vorgesehen.

Für deutsche Unternehmen bedeutet dies:

• Die Einführung nationaler E-Rechnungssysteme in anderen EU-Ländern führt nicht automatisch zu neuen Pflichten im grenzüberschreitenden Rechnungsausgang. Es ist aber ratsam, sich über die jeweiligen Länderregelungen zur Einführung der E-Rechnung zu informieren.
• Eine Anbindung an ausländische Plattformen oder staatliche Systeme ist im Regelfall nicht erforderlich, sofern keine besonderen nationalen Konstellationen vorliegen.

Mit dem Mehrwertsteuerpaket „VAT in the Digital Age“ (ViDA) verfolgt die EU erstmals eine Harmonisierung der E-Rechnung und digitale Umsatzsteuermeldungen europaweit.

Die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung und digitale Meldesysteme für bestimmte, auch grenzüberschreitende Umsätze sollen ab dem 1. Juli 2030 schrittweise eingeführt werden.

Die aktuell bestehenden nationalen E-Rechnungssysteme sind daher als eigenständige nationale Lösungen anzusehen, die teilweise auch der Vorbereitung auf künftige EU-Vorgaben dienen.

Ein konkreter Handlungsbedarf kann entstehen, wenn:

• Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) in anderen EU-Mitgliedstaaten gestellt werden,
• eine umsatzsteuerliche Registrierung in einem anderen EU-Mitgliedstaat, z. B. durch Auslandsniederlassungen, vorliegt oder
• vertragliche Vorgaben zur Rechnungsstellung bestehen, die über die allgemeinen gesetzlichen Anforderungen hinausgehen.

Ein erhöhter Handlungsbedarf ergibt sich dabei nicht pauschal. Da die Regelungen in diesen Fällen länderspezifisch sind, ist jeweils eine Einzelfallprüfung erforderlich.

Rechnungseingang: Im grenzüberschreitenden EU-B2B-Geschäft ergeben sich gegenüber dem Empfang deutscher E-Rechnungen grundsätzlich keine Unterschiede, sofern Rechnungen aktiv übermittelt werden (z. B. per E-Mail, Upload oder Systemanbindung).

Rechnungsausgang:  Im grenzüberschreitenden B2B-Geschäft bestehen für deutsche Unternehmen in den meisten EU-Mitgliedstaaten derzeit keine spezifischen nationalen Pflichten zur elektronischen Rechnungsstellung.

Nationale E-Rechnungsregelungen können jedoch relevant werden, wenn

• Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) in anderen EU-Mitgliedstaaten gestellt werden oder
• lokale E-Rechnungsregelungen zum Tragen kommen, etwa bei Unternehmen mit Niederlassungen im jeweiligen Mitgliedsstaat.

In diesen Fällen sind die jeweiligen nationalen Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung zu prüfen.

Unabhängig von gesetzlichen Anforderungen kann es in der Praxis vorkommen, dass Geschäftspartner aus organisatorischen oder vertraglichen Gründen eine strukturierte elektronische Rechnung verlangen. Dabei handelt es sich nicht um eine gesetzliche Pflicht des Rechnungsausstellers, sondern um eine Anforderung aus der jeweiligen Geschäftsbeziehung.

Grundsätzlich gilt: Die Empfängerpflicht bedeutet, dass Unternehmen strukturierte elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können müssen. Sie bedeutet jedoch nicht, dass PDF-Rechnungen generell unzulässig sind.

In der Praxis bestehen daher beide Formen nebeneinander. Viele Unternehmen akzeptieren weiterhin PDF-Rechnungen, auch in Ländern mit Empfängerpflicht. Gleichzeitig verlangen insbesondere größere Unternehmen zunehmend strukturierte elektronische Rechnungen, auch von ausländischen Lieferanten. Diese Anforderungen beruhen in der Regel auf internen Prozessen und Systemvorgaben, nicht auf einer gesetzlichen Pflicht des Lieferanten.

Für deutsche Lieferanten gilt: Auch wenn strukturierte Rechnungen verlangt werden, besteht  für ausländische Lieferanten ohne Sitz, Niederlassung oder umsatzsteuerliche Registrierung im Empfängerland in der Regel keine Verpflichtung, nationale Sonderformate oder länderspezifische steuerliche Zusatzangaben zu verwenden.

Gut zu wissen: PDF-Rechnungen gelten nicht als elektronische Rechnungen im Sinne der Richtlinie 2014/55/EU, da sie keine automatische elektronische Verarbeitung ermöglichen. Ihre Zulässigkeit richtet sich ausschließlich nach dem jeweiligen nationalen Recht und nach vertraglichen Vereinbarungen.

Für deutsche Unternehmen ist im grenzüberschreitenden B2B-Geschäft in den meisten Fällen keine zusätzliche Anbindung an länderspezifische E-Rechnungssysteme erforderlich, sofern weder Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gestellt werden noch zusätzliche umsatzsteuerliche Pflichten im EU-Ausland bestehen (z. B. durch eine Niederlassung).

Bei der Auswahl und Nutzung von E-Rechnungslösungen sollten Unternehmen neben rechtlichen Anforderungen auch Aspekte der IT- und Cybersicherheit, etwa sichere Übermittlungswege und Zugriffsschutz, berücksichtigen.

Neben gesetzlichen Vorgaben können vertragliche Vereinbarungen maßgeblich festlegen, wie Rechnungen im unternehmerischen Geschäftsverkehr zu übermitteln sind.  Dabei handelt es sich nicht um zusätzliche gesetzliche Pflichten, sondern um individuell vereinbarte Regelungen zwischen Geschäftspartnern.

Unternehmen können vertraglich festlegen, in welcher Form Rechnungen einzureichen sind, etwa hinsichtlich

• des Rechnungsformats,
• des Übermittlungswegs oder
• der Nutzung bestimmter Plattformen oder Portale.

Solche Vereinbarungen sind im unternehmerischen Geschäftsverkehr zulässig und insbesondere bei größeren Unternehmen verbreitet.

Für deutsche Unternehmen kann dies bedeuten, dass Rechnungen trotz rechtlicher Zulässigkeit Rückfragen oder Korrekturen auslösen, wenn sie nicht den vereinbarten Vorgaben entsprechen. Um Verarbeitungs- oder Zahlungsverzögerungen zu vermeiden, empfiehlt es sich daher, bestehende vertragliche Vorgaben zur Rechnungsstellung regelmäßig zu prüfen und intern zu dokumentieren.