Rechnung und Proforma-Rechnung

Wer Waren aus der EU exportieren will, muss immer eine Rechnung für den Empfänger ausstellen.

Bei kostenpflichtigen Lieferungen stellt der Ausführer eine Export- bzw. Handelsrechnung (Commercial Invoice) aus, in anderen Fällen, zum Beispiel bei kostenlosen Mustersendungen, eine Proforma-Rechnung.

Die Exportrechnung fordert den Empfänger auf, einen bestimmten Betrag für gelieferte Ware zu entrichten. Sie ist Grundlage für die Verzollung und statistische Erhebung bei der Einfuhr im Bestimmungsland. In Ergänzung zu den normalen Bestandteilen einer Inlandsrechnung werden für Exportrechnungen weitere Angaben verlangt. Insbesondere sind die Einfuhrvorschriften des jeweiligen Landes zu beachten.

Exportrechnungen müssen unter anderem folgende Angaben erhalten:

• vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände mit Angabe der Zolltarifnummer
• den Preis je Einheit und den Gesamtpreis
• Zeitpunkt der Lieferung
• das Ursprungsland der Waren
• das Gewicht und die Verpackung
• die Lieferbedingungen
• die Zahlungsbedingungen
• die Fracht- und Versicherungskosten

Lieferungen in das Ausland sind grundsätzlich von der Umsatzsteuer befreit. Voraussetzung dafür ist ein entsprechender Ausfuhrnachweis. Ab einem Wert von 1.000 Euro oder einem Gewicht von 1.000 Kilogramm ist zusätzlich eine elektronische Ausfuhranmeldung erforderlich.

Verwendung einer Proforma-Rechung

Die Proforma-Rechnung wird in erster Linie für Zollzwecke ausgestellt, zum Beispiel

• bei kostenlosen Mustersendungen
• für die vorübergehende Verwendung von Waren im Ausland
• bei kostenlosen Ersatzteilsendungen (Garantie, Kulanz, etc.)

Darüber hinaus verlangen Abnehmer in diversen Ländern Angebote in Form einer Proforma-Rechnung. In diesen Fällen ist die Proforma-Rechnung notwendig für die Zuteilung von Devisen, zur Eröffnung eines Akkreditivs oder für den Erhalt einer Importlizenz.

Im Gegensatz zur Exportrechnung wird durch die Proforma-Rechnung keine Zahlung ausgelöst. Es ist auch darauf zu achten, dass in der Proforma-Rechnung der tatsächliche Wert der Ware anzugeben ist, eine „Nullrechnung“ darf nicht ausgestellt werden.